白から青申StepUp(7)／補助科目を活用しよう
これまでずっと白色申告をしてきたけど、青色申告にステップアップしたい…。本シリーズは、そういう方を対象にしています。白色申告と青色申告の本質的な考え方の違いを細かく解説します。
考え方とかどうでもいいからとにかく会計ソフトで青色申告をしたい！ という方は、青色申告の実践編にあたる「青色申告をしよう」の連載もぜひご覧ください。
青色申告における全ての取引（お金の移動）のデータは、仕訳帳に集約されています。仕訳帳にデータを記録することを「仕訳をする」と呼び、それだけで全てが完結します。
1つ1つの仕訳には、お金の移動元（貸方勘定科目）と、お金の移動先（借方勘定科目）の情報が含まれます。この貸方や借方の勘定科目には、売上高・仕入高・現金・消耗品費・水道光熱費・売掛金・買掛金・未払金などがあります。
しかし、このような大雑把な勘定科目の分類だけだと、うまく集計ができません。例えば、ある取引先に対する売上だけを集計しようとしても、仕訳帳にはいろんな取引先とのやりとりが記録されているため、集計が困難になってしまいます。
でもそこは大丈夫。補助科目をうまく活用すれば、自由に集計できるようになります。
補助科目を指定する
本シリーズではこれまで、説明を簡略化するために補助科目の説明はしてきませんでした。例えば、補助科目を指定していない仕訳帳は、こんな感じです。
これに、補助科目を指定してみます。
要するに、「この取引先だけの集計をしたい」「この経費だけを集計したい」というモノに好きな名前で補助科目を指定すればいいだけです。集計の必要が無さそうなモノは、補助科目を空欄にしておいてもかまいません。
補助科目を指定しておくと後々便利になるのは、
- 売上高
- 売掛金
- 仕入高
- 買掛金
- 普通預金
- 貯蔵品
- 未払金
などです。他にも、水道光熱費を「水道代」「電気代」「ガス代」と分けたり、通信費を「携帯電話代」「ネット代」と分けたり、特によく購入する消耗品を消耗品費の中で「文房具代」「○×電気店」のように内容・購入店名等で分けてもかまいません。
補助科目を指定するメリット
ほとんどの会計ソフトでは、ある補助科目だけを抽出して集計することができるようになっています。例えば、如月板金工業からの仕入高だけを列挙・集計したいとします。我らが神ソフトやよいの青色申告での操作例を見てみましょう。
「総勘定元帳」をクリック
勘定科目で「仕入高」を選択し、
「絞り込み機能を使う」にチェックを入れ、補助科目に如月板金工業を指定。これで抽出完了です。如月板金工業からの仕入だけが表示され、その合計額も集計されて右下に表示されます。
仕訳帳というのは基本的に、ありとあらゆる仕訳がぐちゃぐちゃに混在しています。日付順には並んでいるものの、それだけでは何一つまともに集計できません。
総勘定元帳のほうでは勘定科目ごとに分類されているのでまだマシですが、それでもまだ、いろんな取引先とのやりとりの仕訳がぐちゃぐちゃに混ざってしまっています。
それをもっとわかりやすく、詳しく分類・集計をするための強力な機能が、絞り込み機能。補助科目を指定しておけば、この強力な絞り込み機能を有効に活用することができます。パソコン会計ソフトにはこのような機能が必ず備わっているので、可能な限り補助科目を指定するようにしておきましょう。
もしパソコン会計ソフトが無ければ、このように補助科目ごとに仕訳を分類することは極めて困難です。手書き帳簿ではほぼ不可能に近く、Excel帳簿でも高度な検索機能を駆使してやっと分類ができるというくらいです。
パソコン会計ソフトを使わない場合、その労力を軽減するために、領収書等を取引先ごとに分けておくなどの工夫が必要になってきます。領収書等をそのように分けておけば、領収書を見ながら帳簿を作る際に同じ取引先とのお金のやりとりが連続して記録されるので、ぐちゃぐちゃ度が軽減されるというわけです。
しかし、パソコン会計ソフトを使えば、その必要もありません。領収書の束が順序も区別も無くぐっちゃぐっちゃに保管されていたとしても、それを上から1枚1枚会計ソフトに入力して処理していけば、自動的に会計ソフトが適切に分類してくれます。
領収書の束をどう処理するかというのはいつの時代も経理の悩みの種でしたが、会計ソフトがあればもう安心。全部ごっそり会計ソフトにブチ込んで、面倒な分類作業はパソコンにやってもらいましょう。
絞り込み機能を活用した仕訳
今回の記事は補助科目についての説明が主なので、絞り込み機能をフル活用した具体的な仕訳のやり方についてはのちの回にあらためて解説したいと思います。